文档数据外发控制安全解决方案

信息化高速发展的今天，企业的各种数据均以电子文档的形式存储和使用，而现代企业的运作建立在分工协作的基础上。由此，工作中我们的文件资料经常需要在内部或者外部人员之间流通使用，电子文档易于传播和扩散的特点造成企业核心数据容易泄露给竞争对手，导致企业的核心利益的损失。

鉴于此，我们以企业日常交流、协作过程中遇到的问题为例，说明文件外发所面临的信息泄露以及安全保护问题。

1. 企业将内部重要数据发给客户后，客户会将这些核心资料传递给其他用户或者竞争对手使用，这些用户又会将资料传递给另外的人员使用。如此循环，企业商业文件将大范围不受控制地任意扩散、传播，会使企业机密遭受恶意曝露；由此引起的商业纠纷，即使通过法律手段解决，也不好界定或者为时已晚。

2. 现行的操作系统，对企业外发文件没有使用权限的管理机制。致使企业外发文件具备被任意操作的权限，例如复制、剪切、编辑、另存等，方便企业人员在使用外发文件过程中有意或者无意将数据泄露。

3. 企业的外发文件即使采取身份认证、使用范围限制和使用权限的控制等手段来保护外发文档的安全，但出差、外出办公等造成笔记本丢失等情况的发生，也会出现文件容易被非法破解而导致数据的泄露。

4. 文件在整个外发使用过程中，不同的人员会参与其中，如果不对外发文件的生命周期内进行记录，则很难保证外发文件被安全使用。

5. 早期的一些外发文件控制系统，采用格式转换的方式，配以专用的浏览阅读工具，使用权限控制强度不够，外发文件制作效率低下，用户使用起来很不方便。这类系统能够控制的文件类型也非常有限，导致这些产品不能很好地满足用户的需求。

基于以上对企业外发文件的使用问题分析，一个良好的文件外发控制管理系统所需要满足用户的需求可以概括为：

1. 企业外发文件的使用需要验证使用者身份以及使用范围，从这两个方面入手，可以确保外发文件的传播扩散的速度和范围。

2. 验证外发文件使用者身份和使用范围可以在一定程度上确保外发文件不为非授权用户非法使用；但对外发文件的使用进行相应的如打印、编辑、复制等权限授权控制，更杜绝了授权用户在使用过程中有意或无意将内容泄露的途径。

3. 为了保证外发文件的机密性和减少文件丢失所带来的安全威胁，需要对外发文件进行加密保护处理，确保文件不因意外情况导致数据泄露。

4. 需要监控外发文件整个操作过程，详细记录外发文件的使用，并形成相应的日志记录，保证企业能清楚地知道外发出去的文档的受控情况。

5. 需要满足用户对外发文件制作流程复杂度、文件格式支持以及外发控制安全性方面的要求，符合行业相关安全规范。

安全方案